L’absence d’approche commune de l’infrastructure informatique de back-office rend plus difficile l’intégration des acquisitions
Auteur: Bryce Wolf, Director Strategic Growth Professional Services, Unit4
Les fusions-acquisitions ont toujours été des procédures complexes, durant lesquelles les entreprises concernées cherchent à s’accorder sur les valorisations, à réunir les cultures, à aligner les stratégies de commercialisation et à dimensionner correctement les plans d’affectation du personnel. Dans le secteur des sociétés de services, qui priorise intensément le personnel, le défi peut être particulièrement difficile à relever. Cependant, un autre défi fondamental, souvent minimisé, doit également être relevé : le regroupement des systèmes financiers.
Une étude réalisée par Vanson Bourne, portant sur 600 moyennes et grandes entreprises du secteur des sociétés de services aux États-Unis et en Europe, a confirmé et souligné cette situation. En résumé, les personnes interrogées ont déclaré que les fusions-acquisitions sont coûteuses et difficiles à finaliser et demandent du temps. Ce n’est guère une surprise, mais ce qui est manifeste, c’est que la plupart des entreprises ont même sous-estimé le défi. Si certaines transactions ne demandent que quelques mois, les transactions citées dans cette enquête ont, en moyenne, mis huit mois pour parvenir à une conclusion positive. Dans un cas sur cinq, toutefois, l’aboutissement a demandé plus d’un an, et 86 % des personnes interrogées ont déclaré que le processus avait demandé plus de temps que prévu. Résultat : une perte de concentration, l’incapacité de poursuivre les activités habituelles et un sentiment de frustration général.
Pourquoi les fusions-acquisitions sont-elles si complexes, et quels sont les points d’achoppement spécifiques ? En résumé, la réponse est une combinaison de défis opérationnels et technologiques. D’un point de vue purement opérationnel, l’incohérence des données financières, les changements de personnel et les désaccords entre les parties prenantes ont été les trois plus grands défis. Au regard de la technologie, l’affectation des talents et des ressources informatiques, l’incompatibilité des systèmes et la normalisation des processus de back-office sont les facteurs qui ont ralenti le déroulement des fusions-acquisitions.
Favoriser la gestion et l’automatisation des fusions-acquisitions
Bien sûr, il ne sera jamais facile de relever les défis « non techniques », tels que la culture ; toutefois, des solutions pratiques peuvent être mises en œuvre pour d’autres éléments.
Premièrement, vous devez disposer de solutions logicielles évolutives et flexibles. Un amoncellement hétérogène de systèmes contradictoires et/ou sous-optimaux entraînera des résultats incohérents, et la résolution des anomalies exigera une grande quantité de tâches fastidieuses. L’enquête a révélé que seulement 46 % de la gestion des flux de trésorerie est automatisée (sachant que 88 % des personnes interrogées ont déclaré que les flux de trésorerie sont complexes) et que 44 % des entreprises dépendent fortement de Microsoft Excel, plutôt que de solutions financières plus étendues.
Deuxièmement, normalisez. « Passer d’un système à l’autre, c’est un véritable casse-tête, » a déclaré l’une des personnes interrogées dans le cadre de l’étude. L’automatisation partielle ne fonctionne pas, et une intégration transparente entre les outils financiers est nécessaire. Selon l’enquête, les entreprises consacrent 44 heures par semaine à la consolidation et à la correction des divergences, ce qui revient à gaspiller le temps et le salaire d’un collaborateur à temps plein. Et cette problématique n’est pas perçue uniquement au niveau de la direction : les décideurs consacrent deux jours par semaine à la consolidation des états financiers durant la période critique précédant la clôture de l’exercice.
Troisièmement, configurez les systèmes pour offrir un accès rapide aux connaissances. Les personnes interrogées ont déclaré que l’accès en temps réel aux données financières, la rationalisation des opérations et l’évolutivité indispensable aux entreprises fusionnées constituaient des atouts précieux. Des informations financières médico-légales, fiables et vérifiables permettent aux entreprises de comprendre ce qu’il se passe en ce moment même et ce qu’il se passera ensuite. Aujourd’hui, toutefois, les tâches manuelles, telles que le rapprochement des paiements, l’approbation des flux de travail, la consolidation des données, le suivi des dépenses, l’analyse des écarts de trésorerie, les prévisions et l’établissement du budget ralentissent le déroulement de la procédure.
Quatrièmement, recherchez des partenaires capables de vous aider. L’enquête a révélé que 90 % des personnes interrogées considèrent que l’assistance d’un tiers est précieuse pour améliorer la gestion de la trésorerie. Faire appel à un spécialiste permet d’accélérer l’intégration des systèmes, le choix d’un fournisseur pertinent et la requalification de la main-d’œuvre.
Le chemin menant à la fusion-acquisition La fusion-acquisition a mûri, au fil des ans, devenant un chemin plus fiable vers la croissance. Selon l’enquête, 58 % des organisations avaient acquis des entreprises au cours des cinq années passées, et 48 % avaient été acquises par une autre entreprise. Par ailleurs, un quart des organisations avaient acquis des entreprises et elles-mêmes fait l’objet d’une acquisition. Même pendant la période du Covid, les fusions-acquisitions se sont poursuivies à un rythme soutenu, tant la demande de croissance et d’économies associées à la consolidation est importante. Cependant, l’absence de systèmes automatisés entraîne la perte d’une grande partie des avantages propres aux fusions-acquisitions.
En l’absence de systèmes unifiés, les finances deviennent souvent complexes, voire indignes de confiance. C’est une situation problématique pour les entreprises qui aspirent à atteindre l’objectif, souvent insaisissable, de la croissance. Elle rend, par ailleurs, les entreprises moins attrayantes pour les acheteurs, entraînant une baisse des valorisations et un allongement de la durée des transactions. Néanmoins, les entreprises accusent souvent un certain retard technologique, freinées par leur dépendance à l’égard d’outils anciens et de feuilles de calcul. 64 % seulement des entreprises interrogées ont déclaré disposer d’une suite logicielle de comptabilité, et 53 % de systèmes ERP.
Ces problématiques concernent les entreprises de toute taille et de tous les secteurs ; il est cependant juste d’affirmer que plus l’organisation est petite, plus la perte de temps est importante, et que les entreprises comptant moins de 1 000 collaborateurs ont particulièrement besoin de changement. La pression demeure présente tout au long de l’année, même si elle est plus marquée à l’approche de la clôture de l’exercice, lorsque les pénalités liées à l’utilisation de systèmes hérités deviennent plus lourdes. Il ne s’agit pas non plus seulement de problématiques opérationnelles traditionnelles. Les conséquences en période de clôture d’exercice sont notamment des effets sur le bien-être du personnel, observés par 61 % des personnes interrogées. 73 % des répondants estiment, quant à eux, qu’une réduction de la charge de travail liée à la production de rapports de clôture d’exercice contribuerait à réduire l’épuisement professionnel.
L’immense majorité des personnes interrogées (90 %) déclarent que leur entreprise doit impérativement investir dans des systèmes modernes. Cet investissement doit être réalisé et la transition vers des opérations rationalisées, offrant une vision unifiée des événements, doit être finalisée. Sans cela, l’utilité de l’outil que constituent les fusions-acquisitions restera à jamais limitée.
